保育園の入園手続きなどで必要になる「就労証明書」。会社にどうお願いすればいいのか、メールの文面や依頼のマナーに悩む方は多いものです。
結論から言うと、就労証明書の会社依頼は、「何のために・いつまでに・どの様式で」必要かを最初に明確に伝えるのが正解。丁寧さより、会社がすぐ処理できる情報を揃えることが大切です。
この記事では、就労証明書の会社依頼例文を、メール・至急のとき・添え状・電話と場面別に紹介し、依頼の流れや注意点まで解説します！
もくじ
就労証明書を会社に依頼する前に知っておくこと
まず、就労証明書について基本を確認しましょう。
就労証明書は、保育園の入園審査などで必要となる、保護者が働いていることを証明する書類。勤務先の会社が記入・発行します。「在職証明書」「勤務証明書」と呼ばれることもあります。こども家庭庁は標準様式を定めており、多くの自治体のホームページに、指定のフォーマット（PDFやExcel）が掲載されています。
依頼先は、会社の人事部・総務部・労務担当が一般的。中小企業では、上司や事務担当が対応することもあります。ここで大切なのが、就労証明書は社員本人が依頼しないと発行されないこと、そして会社に法的な作成義務はないこと。だからこそ、お願いの仕方が重要になります。まずは社内の窓口を確認しましょう。
就労証明書を会社に依頼するときの伝え方のポイント
次に、依頼するときの伝え方のポイントを押さえましょう。ただ「ください」ではなく、必要な情報を揃えるのがカギです。
依頼で必ず伝える3つのこと
- 何のための書類か（保育園入園手続きのため、など）
- いつまでに必要か（提出期限＋返送の希望日）
- どの様式か（自治体指定の様式を添付）
これらを最初に伝えると、受け取る側の作業負担が減り、ミスのない証明書を早く受け取れます。依頼は、口頭より、記録が残るメールや文書で行うのが安心。提出期限がある書類なので、やり取りを残しておくと、後々のトラブルを避けられます。長文は避け、要点を簡潔にまとめましょう。
就労証明書の会社依頼メール例文
まずは、社内でメール依頼するときの基本の例文です。件名で用件がすぐ分かるようにするのがポイントです。
基本のメール例文
件名：就労証明書ご記入のお願い（保育園入園手続き）
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。〇〇部の〇〇です。
このたび、子どもの保育園入園申請にあたり、就労証明書の提出が必要となりました。
お手数をおかけしますが、添付の様式（〇〇市指定）にご記入いただけますでしょうか。
提出期限は〇月〇日のため、〇月〇日ごろまでにご返送いただけますと幸いです。
社内での返却方法にご指定がありましたら、ご教示ください。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
〇〇部〇〇課 〇〇（氏名・社員番号）
このメールが使いやすいのは、「何のための書類か」「いつまでか」「どの様式か」が最初から揃っているから。件名は30文字以内で、用件がひと目で分かるようにすると、重要なメールが埋もれず、対応してもらいやすくなります。
【至急のとき】就労証明書の会社依頼メール例文
提出期限が迫っている至急のときは、件名に緊急度を示しつつ、焦りをそのまま出さないのがコツです。
至急のメール例文
件名：【至急】就労証明書作成のお願い（〇月〇日締切）
〇〇部 〇〇様
お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。
保育園申込みにあたり、就労証明書の提出が必要となりました。
お手数をおかけしますが、添付の様式にて作成をご依頼できますでしょうか。
提出先は〇〇市、提出期限は〇月〇日です。
社内でのご返却方法にご指定がありましたら、ご教示いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
ポイントは、件名に「【至急】」や「〇月〇日締切」を入れて、対応の優先順位を上げてもらうこと。ただし、焦りを文章に出すと印象が悪くなるので、本文は落ち着いた丁寧な表現を心がけましょう。締切ぎりぎりにならないよう、余裕を持って依頼するのが理想です。
就労証明書を郵送で依頼するときの添え状例文
育休中などで郵送で依頼する場合は、書類に「添え状（送付状）」を添えると、丁寧で分かりやすくなります。
添え状の例文
令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇 人事部 御中
〇〇部 社員番号：〇〇 氏名：〇〇
就労証明書発行のお願い
拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたび、子どもの保育園入園手続きのため、就労証明書の発行をお願いしたく、下記書類を同封いたしました。
記
1. 就労証明書様式（保育園指定用紙）1枚
2. 返信用封筒 1枚
なお、提出期限は〇月〇日です。〇月〇日までのご返送をお願いいたします。
ご多用の折、恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具
添え状には、同封書類の名称と枚数、提出期限、返送先、連絡先を明記します。返信用封筒に切手を貼って同封しておくと、会社側の手間が減り、スムーズに返送してもらえます。手書きでも、ビジネス文書の形式を意識すれば問題ありません。
就労証明書を電話で会社に依頼するときの伝え方
急ぎで窓口を確認したいときなどは、電話が早い場合もあります。ただし、伝え方にはコツがあります。
電話で失敗しやすいのは、背景や理由から長々と話してしまうこと。会社側が知りたいのは、理由の詳細より「何の書類か」「誰宛てか」「いつまでか」です。
電話での伝え方（例）
お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。就労証明書の提出が必要になったため、作成依頼の窓口を確認したくお電話しました。提出期限は〇月〇日で、自治体指定の様式があります。
この3文で十分です。先に要点を言えば、相手も「メールで送ってください」「人事に回してください」とすぐ返せます。電話で依頼したあとは、改めてメールや文書で詳細を送るのが基本。「先ほどお電話した件です」と一文添えると、相手もすぐ思い出せます。
就労証明書を会社に依頼するときの注意点
最後に、依頼するときの注意点をまとめます。ここを押さえれば、スムーズに進みます。
依頼時の注意点
- 会社の作成には数日かかることもあるので、余裕を持って依頼する
- 返答がなければ、期限前に一度、進捗を確認する
- 最新版の様式を使い、就労先に無断で作成・改変しない
とくに大切なのが、期限に間に合わせること。指定された日までに提出しないと、保育園の利用が認められない可能性もあります。「本人記入でいいと思っていた」という勘違いで、慌てて依頼し直すケースもあるので、早めの確認が肝心です。一番大事なのは、文章の上手さより、会社がすぐ処理できる情報を最初に揃えて渡す準備の丁寧さです。落ち着いて一つずつ進めましょう。
